Seit SharePoint 2010 gibt es das Feature der gemeinsamen Dokumenterstellung, auch Co-Authoring genannt. Dies ist möglich, wenn Dokumente in SharePoint oder in Office 365 abgelegt sind. Nun stellt sich die Frage, was ist das überhaupt? Es ist die Möglichkeit für mehrere Personen an ein und demselben Dokument zur gleichen Zeit zu arbeiten. In diesem Beitrag sehen wir uns die verschiedenen Möglichkeiten zwischen On-Premises und online mit Office 365 an. Wenn du planst auf SharePoint 2013 oder Office 365 umzusteigen wird dir dieser Artikel helfen.
Gemeinsame Dokumenterstellung mit Microsoft Dokumenten
Jeder kann sich darunter etwas vorstellen. Das Dokument ist irgendwo in einer SharePoint Dokumentbibliothek gespeichert und ist für einen bestimmen Personenkreis zugänglich. Unterschiedliche Personen öffnen dasselbe Dokument und bearbeiten dies. Aber wie? Funktioniert es beispielsweise mit Word und Excel? Schauen wir mal, was das TechNet preisgibt (Stand: 08.03.2015, siehe: https://technet.microsoft.com/de-de/library/ff718249.aspx).
| Office-Version | SharePoint 2013 wurde für eine Verwendung mit Office Web Apps Server konfiguriert | SharePoint Online | SharePoint 2010 mit aktiviertem Office Web Apps |
| Excel 2013 | Nein | Nein | Nein |
| Excel Web App | Ja | Ja | Ja |
| Excel 2010 | Nein | Nein | Nein |
| OneNote 2013* | Ja | Ja | Ja |
| OneNote Web App | Ja | Ja | Ja |
| OneNote 2010* | Ja | Ja | Ja |
| PowerPoint 2013* | Ja | Ja | Ja |
| PowerPoint Web App | Ja | Ja | Ja |
| PowerPoint 2010* | Ja | Ja | Ja |
| Word 2013* | Ja | Ja | Ja |
| Word Web App | Ja | Ja | Ja |
| Word 2010* | Ja | Ja | Ja |
| Visio 2013* | Ja | Ja | Ja |
| Visio Web App | Nein | Nein | Nein |
| Visio 2010 | Nein | Nein | Nein |
| Office 2007-Clientanwendungen | Nein | Nein | Nein |
- Versionen die mit einem „*“ gekennzeichnet sind unterstützen die gemeinsame Bearbeitung auch wenn die Office Web Apps nicht konfiguriert oder in der SharePoint Umgebung aktiviert sind.
- Die gemeinsame Bearbeitung ist für Office 2013 Benutzer mit SkyDrive Accounts möglich. Es ist nicht notwendig SharePoint 2010, SharePoint 2013 oder SharePoint Online zu verwenden. In diesem Beitrag handelt es sich ausschließlich um die Verwendung mit SharePoint.
Interessanterweise ist der springe Punkt oder das hüpfende Komma, dass ein installiertes Microsoft Office die Funktion der gemeinsamen Dokumenterstellung mit sich bringt. Auch leisten die Office Web Apps eine gewisse Funktion, gerade bei Microsoft Excel. Generell wird Office 2013 benötigt, wobei teile auch in Office 2010 funktionieren.
Wir teilen die Funktionen der gemeinsamen Dokumenterstellung in diese vier Teile auf:
- Word und PowerPoint
- Excel
- OneNote
- Visio 2013
Der Grund dieser Unterteilung ist der, dass all diese unterschiedlichen Funktionen mit sich bringen.
Das neue Office Format (docx, xslx, usw.) und andere Dinge die es vorab zu beachten gilt
Vor einigen Jahren hat Microsoft das neue Office Dateiformat vorgestellt welches einfach so erscheint, wie wenn nur ein „x“ angehängt wurde. Tatsächlich ist es so, dass die Dateiformate komplett überarbeitet wurden und auch ausschließlich diese Formate für die gemeinsame Dokumenterstellung / Bearbeitung funktionieren.
Die Applikation Excel ermöglicht die Funktion jedoch nicht. Dafür sind die Office Web Apps von Nöten um dies zu nutzen. Jedoch bietet Excel von Hause aus ein solches Feature, welches der gemeinsamen Dokumentbearbeitung sehr nahekommt.
Gemeinsam an Word und PowerPoint in SharePoint 2013 arbeiten
Ich möchte in diesem Beitrag mit Word und PowerPoint beginnen, da es wahrscheinlich der einfachste Weg für einen Test ist. Für Word und PowerPoint habe ich um diesen Artikel so aktuell wie möglich zu gestalten die 2016er Version von Office verwendet. Der Unterschied zu Office 2013 erscheint mir jedoch dies bezüglich kein großer zu sein. Als erstes habe ich ein nahezu leeres Dokument in eine Dokumentbibliothek hochgeladen.
Nun öffnen wir das Dokument in Word 2016 und lassen es geöffnet.
Wie du siehst ist die Worddatei in SharePoint hochgeladen und auch fast leer. Ich öffne nun von einem anderen PC mit einem anderen Benutzer diese Worddatei. Um den Punkt des „gendern’s“ nicht zu vergessen ist dies der Benutzer „Maxima Musterfrau“.
Wenn du nun auf das Icon klickst, siehst du wer momentan an diesem Dokument mit die zusammenarbeitet. Dies ist auch für Personen die in Office 365 oder mit Lync (Skype) arbeiten eine tolle Funktion.
Auch mit einem Mac funktioniert dies erstaunlicherweise sehr gut. Dies ist ab Office for Mac 2011 möglich. Das Bild zeigt Office for Mac 2016.
Da werden sich die Mac-User im Unternehmen freuen und die IT kann glänzen! 🙂
Soweit so gut, aber wir funktioniert das bearbeiten nun? Ich ändere nun etwas im Worddokument. Ich bin momentan als „Maxima Musterfrau“ angemeldet und füge eine neue Zeile hinzu.
Währenddessen wird am ersten PC ersichtlich, dass der erste Paragraph gesperrt ist. Ich kann aber an einem anderen Paragraphen arbeiten. Für Word ist es so, dass eine Person an einem Paragraphen arbeiten kann. Die Ansicht am ersten PC ist diese:
Speichert nun eine Person ihre Arbeiten wird an den anderen PC’s folgendes erscheinen:
Klickst du darauf, erscheint eine Meldung die du mit „OK“ bestätigen kannst und in dieser auch noch erklärt wird, wie die Änderungen dargestellt werden.
Danach sieht das Worddokument mit Änderungen von „Maxima Musterfrau“ wie folgt aus:
Für PowerPoint gilt nahezu dasselbe. Die Datei wurde hochgeladen und am ersten Arbeitsplatz geöffnet.
Wenn die Datei von einem anderen Computer aus geöffnet wird, erhält man die gleichen Möglichkeiten wie in Word.
Der Unterschied zu Word ist jedoch, dass keiner einen Bereich oder Paragraphen sperrt. Änderungen können so viele wie man möchte vorgenommen werden und sobald man speichert sind diese für die anderen wieder sichtbar.
Ausserdem funktioniert auch PowerPoint sehr gut mit Office für Mac.
Zusammenfassung für Word und PowerPoint
Die gute Nachricht, es funktioniert wirklich gut zwischen Mac und PC. Vorbei der Werbung „Hallo ich bin ein Mac, Hallo ich bin ein PC“. In Word wird bei der Bearbeitung der Paragraph gesperrt, der momentan bearbeitet wird. Solange nicht gespeichert wurde, werden die Änderungen für den anderen nicht sichtbar. Es ist also der Klick auf „Speichern“ notwendig.
Hinweis: Die Standardeinstellung der automatischen Speicherung beträgt 30min.
Der Speicherbutton sieht nun auch nicht mehr ganz so aus wie gewohnt. Dieser Button soll den Begriff „Synchronisieren“ vermitteln. Nicht zu vergessen ist, dass wenn die Versionierung aktiviert ist, ein Synchronisieren eine neue Version erstellt, was wiederrum den Speicherplatz recht schnell ausreizen kann.
Gemeinsam mit dem Excel Web App arbeiten
Wie in der Tabelle zu Beginn zu sehen war unterstützt die Excel Applikation keine gemeinsame Dokumenterstellung / Bearbeitung. Dies ist nur mit den Office Web Apps möglich.
Was ist der Unterschied zwischen den Excel Web Apps und den Excel Services? Dies ist wichtig für das Verständnis. Microsoft hat einen sehr ausführlichen Beitrag über die Unterschiede zwischen Excel Web App und Excel Services. Dieser ist zu empfehlen, wenn du mit der gemeinsamen Dokumenterstellung / Bearbeitung arbeiten möchtest.
Wenn du das Excel Web App verwendest, kannst du die gemeinsamen Bearbeitungsfunktionen nutzen.
Anders als in Word und PowerPoint bietet die Excel Web App eine noch schönere Art der gemeinsamen Bearbeitung. Jeder Teilnehmer kann an einer Zelle arbeiten. Auch ist diese nicht „wirklich“ gesperrt, da der Abgleich nahezu verzögerungsfrei funktioniert.
Gemeinsam mit OneNote arbeiten oder die neue Teamseite in SharePoint 2013
Wenn du OneNote schon seit einiger Zeit verwendest siehst du hier nicht sonderlich viel Neues. OneNote bot schon seit Anbeginn die gemeinsame Bearbeitung am gleichen Dokument. Auch ist SharePoint dafür nicht notwendig. Ein kleiner Unterschied gibt es. Wenn du in deiner SharePoint Umgebung einen zusätzlichen Office Web Apps Server konfiguriert hast, erhältst du nach dem Erstellen einer Teamseite einen neuen Link.
Lange Rede, kurzer Sinn, ein OneNote Notizbuch wurde automatisch angelegt, welches auch mit den gleichen Berechtigungen wie in der Teamseite versehen wurde.
Gemeinsame Erstellung / Bearbeitung von Visio 2013 in SharePoint 2013
Dies ist eine große Änderung, aber nicht zu verwechseln mit den Visio Services. Diese gab es schon in der Version SharePoint 2010. Bei einem Upgrade auf SharePoint 2013 besteht nun die Möglichkeit am gleichen Visio Dokument zur gleichen Zeit zu arbeiten. Jeder Teilnehmer sperrt bei der Bearbeitung ein Objekt wobei die anderen Personen andere Objekte sehen und aktualisieren können.
Ich denke, dass es für die meisten klar ist, dass dies in Verbindung mit dem Visio Viewer oder Visio Services einen großen Vorteil bieten kann. Ein Beispiel wäre ein dargestellter Prozess der von Personen gleichzeitig bearbeitet werden kann und zudem im Viewer auf der Teamseite zu sehen ist. Andere Personen müssen kein Visio auf dem PC installiert haben und können Kommentare sehen und darauf antworten.
Die Gründe für ein Upgrade auf SharePoint 2013 oder Office 365
Die Möglichkeit gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten ist ein hervorragendes Feature, welches in Verbindung mit Office 365 und Lync (Skype) ein großes Packet schnürt. So kann gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden ohne das eine einzige E-Mail versendet werden muss. Wenn du planst auf SharePoint Online oder Office 365 umzusteigen ist dies ein großes Plus. In diesem Artikel hast du in Kürze gesehen wie das gemeinsame Arbeiten an Dokumente aussieht. Nicht alle Dokumente werden sofort synchronisiert, jedoch für den Unternehmenseinsatz in Verbund mit allen anderen SharePoint Features ziemlich gut!
Vielen Dank an dieser Stelle an Sharegate mit dessen Einverständnis ich den Originalartikel von Ihnen übersetzen durfte.