Vor kurzem twitterte ich eine Art “Wie ich Umfragen in Office 365 erstelle” die nach kurzem einige Likes auf Twitter hatte. #FollowMeOnTwitter Das lustige ist, dass ich einen so komplizierten Weg gepostet habe und trotzdem dieser gefallen fand. Vielleicht nennt man diesen Weg auch “Collaboration”, wer weiß… 

Somit zeige in diesem Artikel die verrückte Art, wenn man wirklich sieben Tools oder sogar noch mehr für eine einfache Umfrage verwenden kann. Den englischen Artikel findet ihr hier.

Wenn jemand zuerst sehen möchte “Wie man Herausforderungen in Office 365 mit ein paar Tools löst”, kann ich die Artikel über PowerShell, OneDriveSharePoint und Teams empfehlen.

Es ist nun auch ein kompletter Artikel für Microsoft Forms verfügbar. Lerne die Basics und Integrationsmöglichkeiten kennen

Spoiler:Dies ist eine Möglichkeit, die verfügbaren Tools in der absurdesten Art und Weise zu nutzen und sollte nicht super ernst genommen werden. 

Die Tools und die direkten Links zu diesen Abschnitten sind die folgenden: 

Optional: 

  • Ein Video von den oben genannten Schritten und Bereitstellen auf Microsoft-Stream 

Ich hoffe es ist schon das erste Lächeln im Gesicht im Angesicht dieses “Collaboration” Ansatzes. IT soll Spaß machen, richtig? 

Erstellen eines Teams

Das Erstellen eines neuen Teams ist ganz einfach und geht sehr schnell. In diesem Artikel zeige ich den Weg mittels der Teams App. Warum… Na ja, weil es geht 🙂 

Mit iPad Pro erstellt. App-Version-Teams: 1.077.2018022401 

Erstellen einer Umfrage in Microsoft Forms

Um eine neue Umfrage mit Microsoft Forms zu erstellen, gehe zum Office 365-Portal-Dashboard und öffne Forms. Wenn kein Forms auf dem Dashboard ersichtlich ist, klicke auf “Alle Apps”. 

Gehe zu allen Apps aus Office 365
Gehe zu allen Apps aus Office 365

Klicke auf die drei Punkte und dann auf “An Startprogramm anheften” (Tolle Übersetzung) 🙂 bei der Applikation um diese auf das Dashboard zu holen. Somit kann man diese zukünftig schneller erreichen. 

Füge eine Applikation zu deinem Office 365 Dashboard / Startprogrammen hinzu
Füge eine Applikation zu deinem Office 365 Dashboard / Startprogrammen hinzu

Nachdem Microsoft Forms geöffnet ist, klicke auf “Neues Formular”. 

Erstelle ein neues Formular in Microsoft Forms
Erstelle ein neues Formular in Microsoft Forms

Erstelle das Formular / Umfrage. Für diesen Artikel hielt ich es einfach. 

Die einfache Umfrage
Die einfache Umfrage

Klicke in die URL und speichere diese in die Zwischenablage. Wir brauchen diese im nächsten Schritt. 

Microsoft Forms bietet noch viel mehr und ich finde es persönlich wirklich toll. Es ist sehr modern und lässt sich einfach integrieren. Um mehr über Microsoft Forms zu erfahren schadet ein Blick in den Guide auf Collab365 nicht! 

Bearbeiten der SharePoint Teamwebsite und Umfrage hinzufügen

Als nächstes öffnen wir die automatisch generierte SharePoint Teamwebsite. Auch hier hilft ein Einblick in die überragende Übersicht von Matt Wade auf I can SharePoint um genauer zu verstehen, wann, welche Services in Office 365 automatisch provisioniert werden.  

Bearbeite die SharePoint Seite und füge den Webpart Microsoft Forms hinzu. 

Hinzufügen des Microsoft Forms Webparts in SharePoint
Hinzufügen des Microsoft Forms Webparts in SharePoint

Nun klicken wir auf “Vorhandenes Formular hinzufügen” und auf der rechten Seite öffnen sich die Eigenschaften. Nun sehen wir auch warum die URL in die Zwischenablage kopiert werden sollte. Wenn dies noch nicht geschehen ist, klicke in den Eigenschaften auf “Zu Microsoft Forms wechseln” um die URL zu erhalten. Nachdem die URL eingefügt ist, klicke auf “OK” und veröffentliche danach die Website. 

Vorhandenes Formular im Webpart laden
Vorhandenes Formular im Webpart laden

Feedback sammeln über Microsoft Flow – Teil 1

Öffne Microsoft Flow und erstelle einen neuen Flow. Wähle “Hunderte von Connectors und Triggern durchsuchen”. 

Erstelle einen neuen Flow
Erstelle einen neuen Flow

Zunächst geben wir einen Namen für unseren Flow ein (1), danach suchen wir nach “forms” (2) und wählen dann “Microsoft Forms – When a new response is submitted” (3) aus. Hinweis: Nicht überall in Flow funktioniert die deutsche Übersetzung.

Erste Aktion in Microsoft Flow
Erste Aktion in Microsoft Flow

Aus dem Dropdown-Menü lässt sich dann die Form auswählen. Als nächstes klicken wir auf “Neuer Schritt” und wählen “Aktion hinzufügen”. 

Wähle dein Formular aus
Wähle dein Formular aus

In der Suchleiste suchen wir nach “Forms get details” und wählen “Microsoft Forms – Get response details”. 

Erhalte die Antworten des Formulars
Erhalte die Antworten des Formulars

Jetzt wird es richtig verrückt 😀 

Zuerst wählen wir die Form in der Reihe “Form-ID” aus. Dann klicken wir unten in der Zeile “Response-ID” auf “Dynamischen Inhalt hinzufügen” und wählen die Registerkarte “Ausdruck”. 

Du bist immer noch hier? 

NOICE
NOICE

Nun füge Folgendes in die “fx”-Zeile, und klicke auf “OK”: 

Der Flow sollte wie folgt aussehen: 

Einfügen eines super coolen Ausdrucks
Einfügen eines super coolen Ausdrucks

Vielleicht fragst du dich, warum all das Zeug? Tja, nun können wir direkt auf die Werte zugreifen! Derzeit benötigen wir diesen Schritt um Zugriff auf die echten Werte zu bekommen. Bevor wir im Flow fortfahren und den nächsten Schritt hinzugefügen, müssen wir die Excel-Tabelle erstellen und speichern diese in OneDrive. 

Response ID in Flow für Forms gesetzt
Response ID in Flow für Forms gesetzt

PS: Vielleicht ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um den Flow zu speichern. 

Erstellen von Excel und speichern in OneDrive

Dieser Teil ist ganz einfach und braucht nicht viel Erklärung. Excel öffnen, eine Tabelle erstellen und diese Datei in OneDrive speichern. Einfach, oder?

Für mehr Transparenz habe ich die Spalten wie die Fragen in der Form genannt. Merke dir den Namen der Tabelle. Wir brauchen diesen auch bald. 

Excel Tabelle für Flow Input
Excel Tabelle für Flow Input

Falls sich jemand fragt warum ich zwei Spalten im Excel habe die nichts mit den Fragen zu tun haben, hier die Erklärung: Dies sind Werte, die wir automatisch mit dem Feedback aus dem Formular erhalten. 

Feedback sammeln über Microsoft Flow – Teil 2 

Wieder in Flow bearbeiten wir unseren Flow “Umfrage Forms Feedback”, und fügen einen neuen Schritt hinzu. Dann suchen wir nach “excel”, sowie “Excel – Zeile einfügen” und wählen dies aus. Hier funktioniert die Übersetzung 😉

Zeile in Excel mittels Microsoft Flow hinzufügen
Zeile in Excel mittels Microsoft Flow hinzufügen

Nun wählen wir die hochgeladene Excel-Datei und wählen die Tabelle. (Dies ist die Stelle wo wir den Namen der Tabelle brauchen). Manchmal bekommt man keinen Wert in der Dropdown-Liste. Wähle dann einfach “Benutzerdefinierten Wert eingeben” und gib den Namen der Tabelle ein. Meistens funktioniert es und wir erhalten die Spalten aufgelöst. Wenn dies nicht der Fall ist, warte ein oder zwei Minuten, schließe alles und versuche es erneut. Sorry, aber manchmal braucht die Cloud auch einen “reboot”. 

In diese Zeilen können wir nun Werte einfach hinzufügen. 

Befüllte Excel Aktion in Flow
Befüllte Excel Aktion in Flow

Erstellen einer Aufgabe in Microsoft Planner

Ich denke, du bist jetzt im “Flow”, oder? Erstellen wir eine einfache Aufgabe in Planner über Microsoft Flow. 

Füge einen neuen Schritt hinzu, suche nach “Planner Task” und wählen “Planner – Create a task”. Tipp: Je genauer der Suchbegirff, desto genauer sind die Ergebnisse. 

Um die “Plan-Id” zu erhalten, öffne Planner und den Plan. Dieser heißt genau wie das Team, welches erstellt wurde. 

Kopiere den letzten Teil der URL (die Zeichenfolge hinter “planId =”) und füge ihn in der Zeile “Plan-Id” ein. Wenn du Glück hast kannst du den Plan auch einfach auswählen.

Setzen der Plan ID
Setzen der Plan ID

Dann fülle die zusätzlichen Zeilen nach Bedarf aus. Natürlich brauchen wir mindestens einen Titel. 

Ich habe auch den Wert für “Bucket-ID” befüllt, dieser sollte aus der Dropdown-Liste ausgewählt werden können, wenn du natülich “Buckets / Töpfe” erstellt hast. Auch einen “Start Date Time” Wert habe ich mit dem Ausdruck “utcNow()” gesetzt. Weitere Details wie die übrigen zwei Zeilen befüllt werden kann mit der Dokumentation von Microsoft oder mit Hilfe eines Flownauts wie z.b. Melissa Hubbard gelöst werden. 

Für diesen Artikel lasse ich es wie es ist. Ich denke, dass es jetzt fast komplex genug ist. Fast… 

Teilweise ausgefüllter Planner Task in Flow
Teilweise ausgefüllter Planner Task in Flow

Ich weiß, dass dieser Flow nun jedes Mal eine neue Aufgabe erstellt. Ich wollte nur aufzeigen wie komplex und in wie weit man diesen ganzen Prozess treiben kann. 

Wir sind fast fertig. Nächster Schritt: Laden der Ergebnisse in Power BI. 

Laden der Ergebnisse in Power BI

Öffne https://powerbi.microsoft.com und klicke auf anmelden. Natürlich sollte der Zugriff darauf gegeben sein. Logo. Wenn du einen Tenant hast, besteht die Option kostenlose Power BI Lizenzen zu bekommen. Für diesen Zweck zur Demo völlig ausreichend. 

Klicken auf dem Dashboard auf “Abrufen”, aber prüfe, dass du das richtige “Abrufen” auswählst. 

Daten abrufen in Power BI
Daten abrufen in Power BI 

Von dort is es ziemlich einfach um die Daten in Power BI einzubetten. Wähle die Datei, Klick, Klack, fertig. Die Visualisierung ist naürlich völlig dem Benutzer überlassen und hängt wirklich davon ab, was man zeigen möchten. Das Ergebnis in dieser Demo ist wirklich einfach und sieht wie folgt aus: 

Einfaches Power BI Dashboard / Bericht
Einfaches Power BI Dashboard / Bericht

Einbetten in Teams

Speichere das Dashboard / Bericht und öffne Microsoft Teams (z.B. im Web-Browser). Klicke auf das “+” Symbol neben den Registerkarten und wähle Power BI. 

Hinzufügen eines Power BI Tabs in Microsoft Teams
Hinzufügen eines Power BI Tabs in Microsoft Teams

Dann wähle den gespeicherten Bericht, und klicke auf “Speichern”. 

Power BI Bericht auswählen
Power BI Bericht auswählen

Tadaaaa. Jetzt ist es endlich fertig, der “sieben Tools für eine einfache Umfrage” Ansatz. Der eingebettete Power BI Bericht in Microsoft-Teams sollte ähnlich zu dem nachfolgenden Bild sein: 

Eingebundener Power BI Bericht in Microsoft Teams
Eingebundener Power BI Bericht in Microsoft Teams

Zusammenfassung und optionale Verrücktheit

Mehr geht immer… wenn man will! Eine automatisierte Nachricht in einem Team Kanal oder eine mobile Push-Benachrichtigung mit Microsoft Flow, alle Steps aufzeichnen und in Microsoft Stream bereitstellen oder E-Mails versenden wenn eine Aktion erfolgreich war. Oder, oder, oder… 

Es ist ein zweischneidiges Schwert. Einige sagen, “es flexibel und super integriert “, andere sagen, “es ist nicht klar welches Tool wann zu verwenden ist”. Ich empfehle wirklich darüber nachzudenken, was für DICH sinnvoll ist. Und, naja… das hängt von DEINER Sichtweise ab. Sorry… 

Wenn du auf dem Laufenden bleiben möchtest, bitte folge mir auf  Twitter. Ich versuche so aktiv wie möglich zu sein und bei Fragen versuche ich so viel wie möglich zu helfen. Natürlich kannst du auch direkt bei Microsoft informieren. (Endlich auch in deutsch).

Nicht zuletzt ein großes DANKE an alle Personen und Communities, die ich in diesem Artikel erwähnt habe. Schaut euch die Kollegen mal an. Es sind wirklich gute! Collab365Today, Matt Wade und Melissa Hubbard. Wenn ihr euch eine tolle deutsche Community anschauen möchtet empfehle ich euch SharePoint Social von Michael Greth!

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